Общие уведомления о конфиденциальности – DZ Advisory Ltd

1. Введение

Общие уведомления о конфиденциальности к компании DZ Advisory Ltd, Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, CBD 1040, Malta. (далее в тексте «Компания», «мы», «нас», «наш»). Мы защищаем конфиденциальность наших клиентов, которым предоставляем наши услуги (далее в тексте «пользователь» или «вы», «ваш»).

В этом Уведомлении о конфиденциальности Вы подробнее узнаете о том, как мы собираем, используем, раскрываем, защищаем и обрабатываем вашу личную информацию, когда вы становитесь нашим клиентом и/или являетесь клиентом Компании, будь то в рамках текущих долгосрочных отношений или единовременных услуг (каждая услуга по-отдельности, вместе именуемые «Услуги»).

Пользуясь нашими Услугами, Вы соглашаетесь с условиями настоящего Уведомления о конфиденциальности. Предоставляя нам свою личную информацию, вы подтверждаете, что Компания обрабатывает вашу личную информацию в соответствии с настоящим Уведомлением о конфиденциальности и применимыми законами и правилами ЕС.

2. Личная информация

Все без исключения нижеследующие виды информации и документации, которые могут собираться и обрабатываться, в рамках настоящего Уведомления о конфиденциальности вместе именуются как «Информация».

Мы можем собирать, хранить, обрабатывать и использовать следующие виды информации:

i. Личные данные

Личные данные собираются в анкете «Знай своего клиента» (KYC-комплексная проверка) и/или через централизованную систему портала KYC. Эти данные включают ваше имя, фамилию, адрес, идентификационные данные, дату рождения и национальность; услуги, для исполнения которых привлекается или будет привлекаться Компания, и аналогичные или связанные данные.

Мы сохраняем копию всей предоставленной Информации и соответствующей документации, включая документы, удостоверяющие личность, и подтверждение адреса во исполнение наших установленных законом обязательства в соответствии с 4-й и 5-й Директивами по ПОД.


ii. Поиск и проверка

Мы проводим проверку Ваших личных данных, в том числе через поиск в Google, проверку паспорта, и храним документацию с результатами таких проверок, мы обязуемся выполнять процедуры проверки и поиска определенной информации, чтобы гарантировать, что в рамках оказания наших услуг мы предотвращаем мошенничество, отмывание денег, финансирование терроризма, финансовые преступления или любой другой вид преступлений в соответствии с 4-й и 5-й Директивами по ПОД и внутренней политикой Компании, основанной на оценке рисков. Настоящим Вы даете свое согласие на проведение вышеупомянутых процедур проверки на начальном этапе взаимодействия в качестве Клиента (даже потенциального), и дополнительно на постоянной основе через определенные промежутки времени, которые Компания определяет по своему усмотрению в рамках внутренней политики управления рисками.

iii. Политически значимые лица

Кроме того, Компания учитывает сведения о политической значимости Клиента, в том числе на основании предоставленных Вами документов, подтверждающих или иным образом удостоверяющих политический статус, а также подтвержденных поисковых запросов в открытых источниках и на наших платформах проверки личных данных, которые выполняет Компания.

iv. Классификация рисков

Мы проверяем информацию в ручном или автоматичеком режиме, с классификацией/профилем риска и показателями «низкий риск», «средний риск» или «высокий риск» Клиента в соответствии с нашими обязательствами по 4-й и 5-й Директивами по борьбе с отмыванием денег. Показатель профиля риска влияет на регулярность мониторинга, который будет осуществляться, и/или уровень детализации документации, которую мы будем запрашивать. Для получения дополнительной более подробной информации о том, как осуществляется такая классификация рисков, можно связаться со специалистом по защите данных по адресу info@dzmalta.com или по телефону +356 21332100.

v. Корреспонденция

Мы храним Ваши запросы, включая электронные и бумажные письма, во исполнении наших обязательств в соответствии с 4-й и 5-й Директивами о ПОД или в соответствии с законом.

vi. Видео и изображения

Мы можем запросить проведение видеоконференции через наш централизованный портал KYC. С Вашего согласия мы записываем видео- и звукозапись видеоконференции в соответствии с нашими обязательствами по ПОД/ФТ и внутренней политикой хранения данных, изложенной в Политике защиты данных Компании. Мы также можем делать снимки экрана во время проведения видеоконференции для выполнения наших обязательств в соответствии с 4-й и 5-й Директивами по борьбе с отмыванием денег. В течение видеозвонка по Вашим чертам лица проводится тест на распознавание личности. По видео- и фотофиксации во время видеоконференции сравниваются черты лица с указаными в вашем документе, удостоверяющем личность.

vii. Благосостояние

Мы также можем обрабатывать и хранить информацию о вашем благосостоянии, включая стоимость ваших активов, сведения о банковских счетах, информацию о наследовании, данные и документацию, связанную с трудоустройством, а также другую информацию, относящуюся к вашему глобальному собственному капиталу. Мы сопоставляем и используем такую информацию в соответствии с нашими обязательствами по ПОД/ФТ с учетом политики управления рисками, в зависимости от Услуги, которую Вы запрашиваете в Компании, пропорционально ценности и рискам в рамках ОД/ФТ.

viii. Прочее

Мы обрабатываем и храним определенные документы, которые запрашиваем у Вас, в том числе «Анкета клиента» или подобный документ, в соответствии с нашими юридическими обязательствами.
Мы можем хранить и обрабатывать любую другую информацию или документацию, которую получаем от Вас по запросу, в физическом или цифровом формате, в соответствии с нашими юридическими обязательствами и нашей внутренней политикой по оценке рисков.


3. Обработка на основе согласия

Нам потребуется Ваше согласие в следующих случаях:

• При отправке Вам рекламных и маркетинговых материалов о наших услугах, за исключением случаев, когда у Вас есть явный и законный интерес к получению таких материалов;
• При передаче вашей Информации за пределы Компании, кроме случаев, когда мы обязаны делать это по закону, например, предоставить информацию в полицию, суд или другой компетентный орган. Мы можем передавать Вашу Информацию за пределы Компании без вашего согласия, только в случае передачи нашим законным представителям в рамках предоставления наших услуг; а также
• При работе с Вашей Информацией без какого-либо другого правового основания, указанного в Разделе 4.

Обратите внимание, что Вы можете отозвать согласие на обработку ваших личных данных в любое время, если отсутствует другое правовое основание, которое позволяет нам обрабатывать Вашу информацию в соответствии с разделом ниже.

Материалы нерекламного характера, такие как общая информация о вопросах, которые могут Вас касаться, не считаются материалами прямого маркетинга и рекламы, и не требуют Вашего согласия на рассылку. Отправка таких немаркетинговых материалов осуществляется только после того, как мы удостоверились в том, что отправка вам таких немаркетинговых материалов не повлияет на вашу конфиденциальность.

Такие материалы обычно отправляются по электронной почте, и вы имеете право отказаться от подписки в любое время, и, в таком случае, мы не будем отправлять Вам немаркетинговые материалы в дальнейшем. Тоже самое касается запроса на отмену подписки на рассылки других материалов.

Примеры немаркетинговых материалов:
Информация о налоговых льготах, публикуемая правительством;
Информация о нововведения и новых правилах;
Информация о ваших правах в соответствии с любым регулированием или законодательством;
Информация об инвестиционной помощи от правительства;
Информация по любой другой теме, которая может представлять для вас личный интерес.

4. Правовая основа для обработки данных

В дополнение к обработке данных с согласия владельца в соответствии с Разделом 3, мы можем обрабатывать Вашу информацию, если у нас есть следующие правовые основания:
• Договорное обязательство или необходимость;
• Правовое обязательство;
• Право на уровне государства;
• Жизненный интерес субъекта данных;
• Когда обработка Информации отвечает интересам общества; а также
• Законные права.

Наша деятельность связана с обработкой информации и личных данных наших клиентов в основном в связи с договорной необходимостью, юридическим обязательством или в связи с законным интересом. Если ни один из них не применим в вашем случае, мы будем использовать ваши данные на основании вашего согласия. При этом DZ Advisory может обрабатывать Информацию в соответствии с правилами, перечисленными в Общем регламенте по защите данных («GDPR»).

5. Раскрытие информации третьим сторонам

Мы можем раскрывать вашу информацию:

• В той мере, в какой мы обязаны это делать по закону;

• Полиция;
• Суд, магистраты и судебные эксперты;
• Управление финансовых услуг Мальты (MFSA);
• Группа анализа финансовой разведки (FIAU) и/или
• Комиссар по защите данных.

•  Физические файлы, которые могут храниться под замком в нашем офисе;
• На серверах и резервных серверах, размещенных на PC Gen [www.pcgen.mt], которые являются аутсорсинговой ИТ- Группой; а также
• На облачных сервисах, расположенных на территории Европейского Союза.

• Обеспечение защиты информации с помощью брандмауэров, шифрования, ограничений доступа и/или паролей;
• Обеспечение доступа к Информации только для тех сотрудников Компании, которым требуется доступ к данной Информации для выполнения своих обязанностей, связанных с предоставлением Услуг;
• Обеспечение соответствующих резервных копий для предотвращения потери Информации; а также

7. Хранение и уничтожение

Личные данные будут храниться DZ Advisory до тех пор, пока это необходимо для целей обработки такой информации. Таким образом, Компания хранит Информацию в сроки, предусмотренные по закону или в сроки сдачи отчетности по услугам. Мы не храним вашу информацию более 10 лет после завершения оказания Услуги или прекращения договорных отношений с клиентом. Минимальный срок хранения личной информации - 5 лет после завершения обслуживания или прекращения договорных отношений с клиентом.

В случае, если Компании потребуется заменить один или несколько своих жестких дисков, на которых хранится или ранее хранилась Информация, Компания должна обеспечить профессиональную утилизацию такого жесткого диска таким образом, чтобы Информация не могла быть извлечена с него в любое время в будущем.

Мы уничтожаем всю информацию безопасным и надежным способом.
• Физические файлы уничтожаются путем измельчения. Услуги по уничтожению могут быть переданы третьим сторонам, и в таких случаях Компания должна пересмотреть свои процедуры конфиденциальности данных и защитить интересы субъектов данных с помощью таких способов и средств, как договорное соглашение между DZ Advisory в качестве контролера данных и компанией, уничтожающей данные в соответствии со статьей 28 Общего регламента по защите данных. Во избежание каких-либо сомнений, это применимо только в том случае, если DZ Advisory предоставляет неизмельченную Информацию поставщику услуг по уничтожению. Если уничтожение осуществляется собственными силами, поставщик услуг по уничтожению не будет считаться обработчиком данных.
• В случае хранения Информации в цифровом формате, такая Информация будет безвозвратно удалена. Сюда входят любые резервные копии, хранящиеся на серверах и/или в облаке.
• История сообщений между клиентом и Компанией также удаляется или уничтожается.

8. Ваши права

Вы можете получить информацию об обработке Ваших данных и доступе к Информации о Вас, которую мы храним, связавшись с нашим сотрудником по защите данных.

Вы можете запросить внесение изменений в любые данные, отправив уведомление по электронной почте на адрес info@dzmalta.com.

Вы имеете право потребовать, чтобы мы удалили Вашу информацию, если она неточна или неполна. Однако в некоторых случаях, даже если Вы просите нас удалить Вашу информацию, но по закону мы обязаны сохранить ее.

Вы можете возражать и запрашивать обработку вашей информации при определенных обстоятельствах. Могут быть обстоятельства, когда вы возражаете или просите нас ограничить обработку ваших данных, но мы имеем законное право отклонить этот запрос.

Вы можете в любое время дать нам указание не использовать вашу информацию в рекламных целях.

Вы можете отозвать свое согласие, данное в соответствии с настоящим Уведомлением о конфиденциальности, в любое время, используя любое из средств связи, указанных в следующем разделе.

Ваша Информация может быть сохранена только в том случае, если дальнейшая обработка не осуществляется по индивидуальному согласию и необходимости установления юридических требований для защиты прав другого физического/юридического лица или в общественных интересах.

Вы имеете право подать жалобу в надзорный орган юрисдикции, в которой предоставляется Информация.

Вы можете бесплатно запросить печатную копию настоящего Уведомления о конфиденциальности.

9. Жалобы

Мы ценим обратную связь от наших клиентов и стремимся к тому, чтобы вся информация наших клиентов была защищена и соответствовала нормативным актам и нашим внутренним правилам. Если Вы чувствуете необходимость подать жалобу или возразить против того, как мы обрабатываем Вашу информацию, вы можете связаться с нашим сотрудником по защите данных, используя следующие контактные данные:

По почте: The DPO, DZ Advisory Ltd, Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, CBD 1040, Malta.
По телефону: +356 21440099
По электронной почте: info@dzmalta.com

Компания делает все возможное, чтобы жалобы обрабатывались и решались внутри организации эффективным и профессиональным образом.

Вы также можете связаться с Управлением уполномоченного по обращению с личными данными следующим образом:

По почте: The Commissioner, Office of the Data Commissioner, Level 2, Airways House, High Street, Sliema, SLM 1549, Malta
По телефону: +356 23287100

Вы также можете подать жалобу Уполномоченному по защите данных Мальты по следующей ссылке:
https://idpc.org.mt/raise-a-concern/

10. Внесение изменений в Уведомление о конфиденциальности.

Время от времени мы можем вносить изменения в Уведомление о конфиденциальности. В данное Уведомление о конфиденциальности изменения вноситься не будут, мы загрузим обновленную версию Уведомления на наш веб-сайт или разместим уведомление на нашей домашней странице о том, что произошло изменение.
Мы письменно уведомим вас, если в Уведомление о конфиденциальности будут внесены существенные изменения, затрагивающие Ваши права.

Настоящее Уведомление о конфиденциальности соответствует применимым законам и правилам ЕС. Компания несет ответственность только в пределах положений, изложенных в применимых законах и правилах ЕС.