Avis général de confidentialité – DZ Advisory Ltd

1. Introduction

Cet avis de confidentialité est lié à DZ Advisory Ltd. ayant son siège social à Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, CBD 1040, Malta, (« Société », « nous », « notre », « notre »). Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients utilisant nos services (« utilisateur », ou « vous », « votre »).

Cet avis de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, protégeons et traitons vos informations personnelles lorsque vous cherchez à devenir client et/ou que vous êtes client de la Société, que ce soit dans le cadre d'une relation commerciale en cours ou d'une transaction occasionnelle ( chacun et collectivement, les « Services »).

En utilisant ou en recevant les Services, vous acceptez les termes de cet Avis de confidentialité. En nous fournissant vos informations personnelles, vous reconnaissez que la Société traite vos informations personnelles conformément à la présente Déclaration de confidentialité et aux lois et réglementations européennes applicables.

2. Renseignements personnels

Chacune et toutes les séries d'informations et de documentation suivantes, que nous pouvons rassembler et traiter, sont, aux fins de la présente Déclaration de confidentialité, chacune et collectivement appelées les « Informations ».
Nous pouvons collecter, stocker, traiter et utiliser les types d'informations suivants :

i. Données personnelles

Données personnelles conformément à nos formulaires "Know Your Customer" (KYC) et/ou via notre système centralisé KYC Portal. Ces informations comprennent vos nom, prénom, adresse, données d'identification, date de naissance et nationalité, les services pour lesquels vous avez ou allez engager la société pour qu'elle vous fournisse des informations similaires ou connexes.

Nous conserverons une copie des informations et de la documentation correspondante, y compris vos documents d'identification et vos justificatifs de domicile, afin de respecter nos obligations légales en vertu des 4e et 5e directives anti-blanchiment.

ii. Recherches et vérifications

Nous effectuerons des vérifications de nom, des recherches sur Google et des vérifications de passeport à votre sujet, et nous conserverons la documentation générée en vertu de ces vérifications et recherches, que vous comprenez que nous sommes tenus d'effectuer pour garantir que, dans nos pratiques, nous prévenons la fraude, le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme, la criminalité financière ou tout autre type de criminalité, conformément aux 4ème et 5ème Directives AML et à la politique interne de la Société basée sur le risque. Vous reconnaissez que la Société effectue les pratiques de filtrage susmentionnées au moment où la relation avec le client (même s'il s'agit d'un client potentiel) a commencé et, en outre, sur une base continue à des intervalles que la Société décide à sa discrétion, afin d'adhérer à ladite approche basée sur le risque.

iii. Exposition politique

La Société conserve en outre des informations sur votre exposition politique, notamment par l'enregistrement de déclarations soumises par vous, confirmant ou non que vous êtes une "personne politiquement exposée", et par des recherches documentées via des sources ouvertes et par le biais de nos plateformes de filtrage de noms que la Société effectue.

iv. Classification des risques

Nous utiliserons vos informations pour effectuer, de manière manuelle ou automatisée, une classification/un profil de risque qui vous classerait dans la catégorie "risque faible", "risque moyen" ou "risque élevé" afin de respecter nos obligations au titre des 4e et 5e directives anti-blanchiment. Cette classification affectera le niveau de surveillance continue que nous effectuons sur vous et/ou le niveau de documentation que nous demandons. Vous pouvez demander de plus amples informations sur la manière dont cette classification des risques est effectuée en contactant le délégué à la protection des données à l'adresse info@dzmalta.com ou en nous appelant au +356 2144 0099.

v. Correspondance

Nous conserverons une copie de vos communications avec nous, telles que les courriels et les lettres, conformément à nos obligations légales en vertu des 4e et 5e directives anti-blanchiment ou en vertu d'un intérêt légitime.

vi. Vidéo et imagerie

Nous pouvons demander une vidéoconférence par le biais de notre portail centralisé KYC. Si vous acceptez de nous fournir un tel appel, nous enregistrerons et conserverons un enregistrement vidéo et sonore de la vidéoconférence conformément à nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme et à notre politique de conservation interne figurant dans la politique de protection des données de la société. Nous pouvons également prendre des captures d'écran de cette vidéoconférence pour remplir nos obligations au titre des 4e et 5e directives anti-blanchiment. La visioconférence examinera les traits de votre visage et effectuera un test de reconnaissance faciale sur vous. Ce test de reconnaissance faciale comparera ensuite vos traits au cours de la vidéoconférence à ceux figurant sur votre document d'identification.

vii. Patrimoine

Nous pouvons également traiter et détenir des informations sur votre patrimoine, telles que la valeur de vos actifs, les détails de vos comptes bancaires, des informations sur votre héritage, des informations et des documents relatifs à votre emploi et d'autres informations relatives à votre valeur nette globale. Nous rassemblerons et utiliserons ces informations conformément à nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, en fonction des risques, selon le service que vous souhaitez obtenir de la société et proportionnellement à la valeur que la société cherche à obtenir du point de vue de la réduction des risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme.

vii. Autre

Nous traiterons et conserverons certaines déclarations que nous pourrions vous demander de fournir, y compris le « Questionnaire d'intégration du client » ou un document équivalent, conformément à nos obligations légales.

Nous pouvons détenir et traiter toute autre information ou documentation que nous vous demandons, qu'elle soit sous forme physique ou numérique, conformément à nos obligations légales et à notre politique interne d'approche basée sur les risques.

3. Traitement fondé sur le consentement

Nous aurons besoin de votre consentement dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous vous envoyons du matériel de marketing direct ou des promotions concernant nos services, à moins qu'il n'existe un intérêt légitime clair et prouvé pour vous de recevoir ce matériel ;
• Lorsque nous partageons vos informations en dehors de la société, à moins que nous ne soyons tenus de le faire par la loi, par exemple pour fournir des informations à la police, à un tribunal ou à une autorité compétente. A condition que nous partagions vos informations en dehors de la Société sans votre consentement uniquement lorsque nous les partageons avec nos sous-traitants pour nous aider à vous fournir les Services ; et
• lorsque nous traitons vos informations sans disposer de l'une des autres bases juridiques mentionnées à la section 4.
  Veuillez noter que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf s'il existe une autre base légale nous permettant de traiter vos informations conformément à la section ci-dessous.

Le matériel non commercial, tel que les informations générales sur des sujets qui peuvent vous concerner, n'est pas considéré comme du matériel de marketing direct et de promotion et, sans préjudice de votre droit de choisir de ne pas le recevoir ou de vous désinscrire, nous ne demanderons pas votre consentement. L'envoi de ce matériel non commercial n'est effectué qu'après que nous nous soyons assurés que notre intérêt légitime à vous envoyer ce matériel non commercial n'affecte pas votre vie privée.

Ce matériel est généralement envoyé par courrier électronique et vous avez le droit de vous désinscrire à tout moment. Si vous choisissez de vous désinscrire, nous ne vous enverrons plus de matériel non commercial. Il en va de même si vous avez demandé ou vous demanderez qu'aucun matériel ne vous soit envoyé.

Des exemples de ce type de matériel non commercial sont :
Des informations sur les incitations fiscales publiées par un gouvernement ;
Des informations sur les nouvelles réglementations ;
Des informations sur vos droits en vertu de toute réglementation ou législation ;
Informations sur une aide à l'investissement publiée par un gouvernement ;
Informations sur tout autre sujet susceptible de vous intéresser personnellement.

4. Base juridique du traitement

Outre le traitement par consentement aux termes de la section 3, nous pouvons traiter vos informations si nous disposons de la base juridique suivante :

• Obligation ou nécessité contractuelle ;
• obligation légale ;
• Loi de l'État membre ;
• Intérêt vital de la personne concernée ;
• Lorsque le traitement de l'information est dans le meilleur intérêt du public ; et
• intérêt légitime.

Il est dans la nature de notre activité de traiter vos informations principalement en raison d'une nécessité contractuelle, d'une obligation légale ou d'un intérêt légitime. Lorsque ni l'un ni l'autre ne s'applique, il est probable que nous traitions vos Informations sur la base de votre consentement. Cela dit, DZ Advisory peut traiter les informations conformément aux règlements énumérés dans le Règlement général sur la protection des données (" RGPD ").

5. Divulgation à des tiers

Nous pouvons divulguer vos informations :

• Dans la mesure où nous sommes tenus de le faire par la loi ;
• Dans le cadre de toute procédure judiciaire en cours ou à venir ;
• Afin d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits légaux (y compris la fourniture d'informations à des tiers à des fins de prévention de la fraude et de réduction du risque de crédit) ;
• À toute personne dont nous pensons raisonnablement qu'elle pourrait demander la divulgation de ces informations à un tribunal ou à une autre autorité compétente lorsque, selon notre avis raisonnable, ce tribunal ou cette autorité serait raisonnablement susceptible d'ordonner la divulgation de ces informations ;
• À l'un de nos employés, dirigeants, assureurs, conseillers professionnels, banquiers, agents, fournisseurs, prestataires de services informatiques ou sous-traitants, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis (également appelés Processeurs et sous-traitants secondaires) ;
• À tout membre de notre groupe de sociétés (c'est-à-dire nos filiales, notre société holding ultime et toutes ses filiales de temps à autre) dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis. Si la société est fusionnée, acquise ou vendue, ou en cas de transfert d'une partie ou de la totalité de nos actifs ou de notre capital, nous pouvons divulguer ou transférer les informations et les données d'utilisation dans le cadre de cette transaction ;
• Dans toutes les autres circonstances où vous auriez donné votre consentement.
  Plus précisément et sans limitation, vos informations peuvent être divulguées à des personnes qui sont tenues d'accéder à vos informations pour exercer leurs fonctions et/ou pour vous fournir un service. Les autorités compétentes peuvent demander à accéder à vos informations à tout moment. Cela inclut, mais sans s'y limiter, les autorités ou entités suivantes :
• La police ;
• Les experts des cours de justice, des magistrats et des tribunaux ;
• L'Autorité des services financiers de Malte (MFSA) ;
• l'unité d'analyse du renseignement financier (FIAU) et/ou
• le commissaire à la protection des données.

Nous ne fournirons pas, sans votre consentement exprès, vos informations à des tiers aux fins de leur marketing direct ou de celui de tout autre tiers.
Les informations que vous publiez sur notre site Web ou que vous soumettez en vue de leur publication sur notre site Web, telles que des témoignages présentant vos informations, peuvent être disponibles, via Internet, dans le monde entier. Nous ne pouvons pas empêcher l'utilisation ou la mauvaise utilisation de ces informations par d'autres personnes.

Stockage et protection de l'information

Les informations doivent être stockées dans un ou plusieurs des emplacements suivants :

• Des fichiers physiques qui peuvent être conservés sous clé dans notre bureau ;
• Sur des serveurs et des serveurs de sauvegarde hébergés par PC Gen [www.pcgen.mt] - qui est le support informatique externalisé du Groupe ; et
• Sur des installations en nuage situées dans l'Union européenne.

Nous employons et prenons des précautions techniques et organisationnelles raisonnables pour empêcher la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de vos Informations. Nous maintenons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales pour protéger la confidentialité et la sécurité des

Informations et des autres informations qui nous sont transmises

• S'assurer que les informations sont protégées par l'utilisation de pare-feu, de cryptages, de restrictions d'accès et/ou de mots de passe ;
• S’assurer que les informations ne soient accessibles qu'aux personnes de la société qui ont besoin d'y accéder afin d'accomplir leurs tâches liées à la fourniture des services ;
• S'assurer que des sauvegardes appropriées sont effectuées pour empêcher la perte des informations ; et

Conservation et destruction

Les informations personnelles seront conservées par DZ Advisory aussi longtemps que cela sera nécessaire aux fins du traitement de ces informations. Ainsi, la société conservera les informations aussi longtemps qu'elle y sera obligée par la loi ou qu'elle aura besoin de garder une trace de sa relation avec un client. Nous ne conserverons pas vos informations pendant plus de 10 ans après l'achèvement du service ou la fin de notre relation commerciale avec vous. Au minimum, nous conserverons vos informations pendant 5 ans après l'achèvement du service ou la fin de notre relation commerciale avec vous.

Si la Société devait changer un ou plusieurs de ses disques durs sur lesquels des Informations sont ou étaient précédemment stockées, la Société s'assurera que ce disque dur est éliminé de manière professionnelle et de manière que les Informations ne puissent pas être récupérées à l'avenir.

Vos droits

Vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos informations et accéder aux informations que nous détenons à votre sujet en contactant notre délégué à la protection des données.

Vous pouvez demander que les informations soient rectifiées en envoyant une notification par courrier électronique à l'adresse info@dzmalta.com.
Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos informations si elles sont inexactes ou incomplètes. Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander d'effacer vos informations, mais nous sommes légalement tenus de les conserver.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations et en demander le retrait dans certaines circonstances. Il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous vous opposez à, ou nous demandez de restreindre, notre traitement de vos informations, mais nous sommes légalement autorisés à refuser cette demande.

Vous pouvez nous demander à tout moment de ne pas traiter vos informations à des fins de marketing.

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement donné dans le cadre de cet avis de confidentialité en utilisant l'une de nos coordonnées fournies dans la section suivante.

Les informations vous concernant ne peuvent être conservées que si leur traitement ultérieur résulte d'un consentement individuel et de la nécessité de faire valoir des droits légaux pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale ou de l'intérêt public.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance de la juridiction dans laquelle les informations sont fournies.

Vous pouvez demander gratuitement une copie imprimée de cet avis de confidentialité.

Plaintes

Nous apprécions les commentaires de nos clients et nous nous engageons à garantir que toutes les informations de nos clients sont protégées et conformes à la réglementation et à nos politiques internes. Si vous ressentez le besoin de vous plaindre ou de soulever des objections quant à la manière dont nous traitons vos informations, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données aux coordonnées suivantes :

Par Courrier: Le DPO, Quad Central, Q3 Level 10, Central Business District, CBD 1040, Malte.
Par téléphone : +356 21332100
Par courriel : info@dzmalta.com

La société fera tout son possible pour que les plaintes soient traitées et réglées en interne de manière efficace et professionnelle.
Vous pouvez également contacter le Bureau du Commissaire aux données comme suit :

Par courrier : The Commissioner, Office of the Data Commissioner, Level 2, Airways House, High Street, Sliema, SLM 1549, Malte
Par téléphone : +356 23287100

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du commissaire maltais à la protection des données en cliquant sur le lien suivant :
https://idpc.org.mt/raise-a-concern/

Pouvons-nous modifier cet avis de confidentialité ?

De temps à autre, nous pouvons modifier cet avis de confidentialité. Si nous modifions cet avis de confidentialité, nous mettrons en ligne l'avis mis à jour sur notre site Web ou en publiant un avis sur notre page d'accueil indiquant qu'un changement est intervenu. Nous vous écrirons si une modification importante de l'avis de confidentialité affecte vos droits.

Cet avis sur la protection de la vie privée est conforme aux lois et réglementations européennes applicables. La Société n'est responsable que dans la mesure des dispositions prévues par les lois et règlements européens applicables.